Turvallisuusjohtamisen kirjoitussarja osa 6: Turvallisuustyön talotekniikkavaihe: Viestinnän ja osallistumisen rakentaminen

Viestintä, osallistuminen, yhteistoiminta

• turvallisuuden kehittämisessä tarvitaan koko työyhteisön havainnoimiskykyä ja aivoja – päätöksentekoon osallistuva työntekijä motivoituu ja sitoutuu työhönsä
• johdolle hyödyllistä, kun työyhteisö kertoo avoimesti havainnoistaan (psykologinen turvallisuus; luovuus) => helpottaa myös työnantajan valvontavelvollisuutta
• paras keino saada lisää turvallisuushavaintoja ja kehitysehdotuksia: tehdä niihin liittyen selvitykset ripeästi ja toimenpiteet napakasti – työntekijän on nähtävä oman ilmoituksensa vaikutus turvallisuuteen ja työn sujuvuuteen
• osaamista ja resursseja tarvitaan selvittämiseen ja toimeenpanoon (kokeiluun)!
• läpinäkyvyys kehittämisessä, ”ei tehdä nyt” + perustelut tärkeitä, idealaarissa säilytys ja kaivelu välillä
• työsuojeluyhteistoiminnan villakoiran ydin on antaa henkilöstölle mahdollisuus osallistua muutosten suunnitteluun edustajiensa kautta – aito vuoropuhelu (esihenkilö/alainen, tiimi, ei pelkästään ts-toimikunta), tämäkin siis lakisääteistä työturvallisuuslain 17 §:n kautta
• turvallisuuden pitäminen esillä jatkuvasti
• viestiminen myös siitä, mitä kaikkea on tehty esim. vuoden mittaan turvallisuuden eteen

---

Tähän mennessä työturvallisuuden johtamisen ”rakennushankkeessa” on saatu kasaan infra, perustus ja runko: tiedossa ovat lakisääteiset vaatimukset ja niiden toteutumisen tilanne, riskien arvioinnit ja niiden perusteella kohdennetut toimenpiteet sekä näistä koostuva johdon tahtotila ja tavoitteet. Pääelementit on kasattu, kun turvallisuustyöhön on nimetty vastuut ja järjestetty resurssit. Tämän jälkeen voidaan aloittaa ”talotekniikan” rakentaminen: henkilöstön osallistumismenettelyiden järjestäminen ja viestintä.

Osallistuminen havainnointiin ja jatkojalostukseen

Jokin työtehtävä tai toimintatapa voi aiheuttaa vaaraa tai haittaa jonkun ihmisen terveydelle tai turvallisuudelle. Tai vaarantaa ympäristön tai omaisuuden turvallisuutta. Sellaisen toimintatavan havaitsemiseksi tarvitaan työpaikalla kaikkien aivoja. Ammattitaitoisen yksilön lisäksi työyhteisön ”parviälyssä” on voimaa.

Joku ihminen voi olla mestari tekemään havaintoja työturvallisuudesta. Hän hoksaa puutteita työympäristössä, havaitsee toimimattomuuksia prosesseissa tai manailee epäjohdonmukaisuuksia ohjeistuksessa. Jo pelkkien havaintojen tekeminen on arvokasta ja siihen pitää kannustaa – ilman, että vaaditaan samassa paketissa myös ratkaisuehdotuksia.

Joku toinen taas voi olla hyvä keksimään ratkaisuja. Tai kun ongelman eri näkökulmia pohtimassa on joukko erilaisia ihmisiä, voidaan ryhmässä saada jatkojalostettua monia eri ratkaisuvaihtoehtoja. Näistä sitten valitaan jokin ratkaisu ja toteutetaan se.

”Minun havainnollani oli vaikutusta”

Jos havainnon tehnyt työntekijä huomaa, että havainto johti konkreettiseen toimenpiteeseen, se aiheuttanee ajatuksen ”minun havainnollani oli merkitystä ja vaikutusta”. Toivottavasti tämä edelleen lisää havaintojen tekemistä. Sitä saat, mistä palkitset!

Tästä syystä voi olla hyödyllisempää panostaa kehitystoimenpiteiden napakkaan toteutukseen kuin siihen, että palkittaisiin työntekijöitä turvallisuushavaintojen lukumäärästä. Tarvitaan resursseja suunnitella ja toteuttaa.

Kun ihminen pääsee osallistumaan ratkaisun pohtimiseen ja toteutukseen, hän todennäköisesti myös sitoutuu siihen paremmin. Uusi työtapa ei ole pomon määräämä, vaan yhdessä sovittu.

Toimenpiteiden suunnitteluun ja toteutukseen osallistuminen

Tapaturman, onnettomuuden tai muun poikkeamatilanteen selvittäminen (tutkinta) tuo esiin toimenpidetarpeita. Samoin turvallisuushavainnot tai kehitysehdotukset.

Tarvitaan osaamista ja resursseja tehdä selvitystyötä ja myös suunnitella kehitystoimenpiteet. Niistä henkilöistä, joiden työhön asia liittyy, on hyvä koota ryhmä, joka kerää erilaisia näkökulmia ja pohtii ratkaisuvaihtoehtoja. Mitä enemmän tavalliset työntekijät pääsevät osallistumaan, sitä parempi.

Toimenpiteiden suunnitteluun (tai ulkopuoliselta suunnittelun tilaamiseen) sekä toteuttamiseen tarvitaan valtuuksia. Valtuudet voivat kuulua esihenkilö- tai toimihenkilörooliin tai ne voivat olla työntekijällä. Toimenpiteitä pohtivassa ryhmässä tarvitaan siis henkilö, jolla riittää natsat järjestää toimenpiteiden toteutus.

Jokaista asiaa ei tietenkään voi kierrättää diskuteerattavana isossa ryhmässä, jotta asiat etenevät. Tärkeä johtajan tai esihenkilön tehtävä on valikoida sellaiset asiat, jotka hän itse toteuttaa ”naps ja kops” ja jotka hän vie tietylle ryhmälle suunniteltavaksi ja toteutettavaksi.

Mistä ennalta tietää, miten toimenpide vaikuttaa turvallisuuteen? Harvoin tiedetään varmaksi, vaan joudutaan kokeilemaan. Työturvallisuuden kehittäminen vaatii sitkeyttä. Jos tämä toimenpide ei auttanutkaan, voidaanko sitä hiukan säätää? Voidaanko kokeilla jotain muuta?

Luottamuksellinen ilmapiiri – tärkeää tietoa kulkeutuu johdolle

Havaintojen tekeminen vaatii osaamista, mutta havaintojen esiin tuomiseen tarvitaan luottamusta. Psykologisesti turvallisella työpaikalla voidaan nostaa esiin ja keskustella ideoista tai vaikeammistakin aiheista ilman, että yksilön pitää pelätä tulevansa irtisanotuksi, syrjityksi tai vähätellyksi näkemystensä vuoksi.

Jos työpaikan henki sallii suorapuheisen viestinnän ja luottamusta löytyy, saattaa johdon tietoon helpommin tulla henkilöstöltä tärkeää tietoa työn turvallisuudesta ja siitä, miten työpaikalla voidaan. Työturvallisuuslakihan velvoittaa työnantajan seuraamaan jatkuvasti työyhteisön tilaa. Jos työpaikalla onnistutaan luomaan luottamuksellinen, keskusteleva ja osallistuva ilmapiiri työyhteisöön, se todennäköisesti helpottaa työnantajan valvontavelvollisuuden täyttämistä.

Kun toimenpiteitä ei voidakaan toteuttaa

Optimaalisessa maailmassa poikkeamatilanteista oppiminen ja turvallisuushavainnot johtavat kehitystoimenpiteisiin, joiden suunnitteluun ja toteutukseen kaikki saavat osallistua. Todellisuus lyö helposti kapuloita rattaisiin, eikä kaikkea hyödyllistä voidakaan toteuttaa heti. Kukapa tehdaspäällikkö ei haaveilisi tuotantolaitoksesta, joka olisi alusta alkaen tarpeisiin suunniteltu. Ja todellisuudessa yritetään pärjätä entisessä navetassa, jossa lattiassa on tasoeroja ja katto vuotaa.

Ehkä ei ole olemassa organisaatiota, jossa kehittämiseen olisi aina rajattomasti rahaa ja resursseja. Taistelut joudutaan valitsemaan. Miten sitten voitaisiin tasapainotella toimenpiteiden toteutuksessa niin, että henkilöstön intoa osallistumiseen ei tapettaisi?

Läpinäkyvyys menettelyissä ei ainakaan ole haitaksi. Työntekijän on hyvä nähdä, missä vaiheessa hänen ehdotuksensa tai hänen havainnostaan poikinut toimenpide on menossa. Onko se esihenkilön käsiteltävänä, edennyt investointilistalle vaiko hylätty. Sen perusteleminen, miksi tätä toimenpidettä ei voida tehdä nyt, auttanee hyväksymään asian. Jos rahaa ei ole toteuttamiseen, sekin on aivan ymmärrettävää.

Joskus aika ei ole kypsä toimenpiteen toteutukselle (esim. rahaa ei ole). Minne sinänsä hyvät ideat, ehdotukset tai toimenpidetarpeet voitaisiin tallettaa odottamaan parempia aikoja? Voitaisiinko perustaa jonkinlainen ”idealaari”, johon hylätyt ehdotukset talletettaisiin? Sitä voitaisiin sitten parempien aikojen koittaessa hiukan pöyhiä ja katsoa, onko jokin ehdotuksista ajankohtainen.

Osallistuminen päätöksentekoon työsuojeluyhteistoiminnan kautta

”Työnantajan ja työntekijöiden on yhteistoiminnassa ylläpidettävä ja parannettava työturvallisuutta työpaikalla.” Tuttu säännös työturvallisuuslain 17 pykälästä, eikö totta?

Tähän yhteistoimintaan kuuluu myös se, että työturvallisuuteen ja -terveellisyyteen vaikuttavista asioista kerrotaan riittävän ajoissa työntekijöille niin, että he tai heidän edustajansa pystyvät ottamaan niihin kantaa ja siten osallistumaan suunnitteluun ja päätöksentekoon työturvallisuusasioissa.

Työsuojeluyhteistoimintaa tulee harjoittaa jokaisella työpaikalla, oli siellä sitten yksi tai useampi työntekijä töissä. Asioita käsitellään usein työsuojelutoimikunnassa, jossa henkilöstöä edustavat työsuojeluvaltuutetut ja -varavaltuutetut. Jos edustajia ei ole valittu, työnantaja käsittelee asiat koko henkilöstön kanssa.

Mutta työturvallisuuden ylläpitäminen ja parantaminen kuuluu myös jokaisen esihenkilön ja johdettavan väliseen suhteeseen. Se kuuluu jokaisen tiimin työjärjestykseen. Se kuuluu jokaiselle organisaation osaselle, niin kuin työturvallisuuslain 8 § kertoo: ”Työnantajan on huolehdittava siitä, että turvallisuutta ja terveellisyyttä koskevat toimenpiteet otetaan huomioon tarpeellisella tavalla työnantajan organisaation kaikkien osien toiminnassa.”

Aitoa vuoropuhelua työturvallisuudesta tarvitaan. Kehitysideoita ja niiden käsittelyä. Vaikeiden asioiden esiin nostamista. Tunnustuksen antamista, kun toimitaan turvallisesti. Työturvallisuusasioista viestimistä jatkuvasti.

Mitä työturvallisuudesta pitää viestiä?

Kun mietitään ”työturvallisuustyön rakennushanketta”, niin jo ensimmäisistä vaiheista löytyy paljon viestittävää:

• lakisääteiset vaatimukset viestitään menettely- ja työohjeiden kautta, ja ne taas perehdytetään ja opastetaan – tarvittaessa kerrataan, jos niissä tuntuu olevan haasteita
• lakisääteisten vaatimusten muutoksista pitää viestiä vähintään esihenkilöille, jotta voidaan arvioida toiminnan vaatimustenmukaisuutta ja tehdä toimenpiteitä tarvittaessa
• riskien arviointien menettelytavoista ja prosessista sekä keskeisistä tuloksista viestitään
• johdon tahtotilan, päämäärien ja tavoitteiden viestintä on tärkeää niiden ymmärtämisen ja toteuttamisen kannalta
• vastuut, roolit ja tehtävät viestitään niin, että tiedetään, kenen puoleen kääntyä missäkin asiassa.

Usein käytettyjä työturvallisuusviestinnän keinoja ovat henkilöstöinfot ja tilannekatsaukset, turvavartit, tietoiskut poikkeamatilanteista ja niiden opeista (esim. safety alert -tyyppiset). Koulutus- ja opastustuokiot kuuluvat viestinnän piiriin. Viestiä voi myös vaikkapa työsuojelutoimikunnan muistion avoimesti jakelemalla. Päivittäisjohtamisen menettelyissä on ainakin tilaisuus kertoa esim. edellisen päivän turvallisuustapahtumista ja antaa tunnustusta positiivisista havainnoista.

Ehkä tärkeintä työturvallisuusviestintää on se, jota käydään esihenkilön ja tiimiläisten välillä ja kesken jokaisena työpäivänä. Havainnoidaan tilannetta ja ilmoitetaan puutteista esihenkilölle, joka puolestaan antaa palautetta, mitä asioille aiotaan tehdä. Kerrotaan työkaverille, jos hänen havaitaan tekevän jotain ei-turvallisella tavalla, puututaan. Annetaan myös tunnustusta; nähdään työkaverin panostus siisteyteen ja järjestykseen tai vaikkapa se, että hänen tekemänsä toimistotyö helpotti minun työtäni.

Työturvallisuusasioiden – myös positiivisten näkökulmien – pitäminen jatkuvasti esillä on jokaisen työyhteisöön kuuluvan tehtävä, mutta esihenkilöt ja johto voivat toki näyttää siinä hyvää esimerkkiä.

Tämä kirjoitus kuuluu turvallisuusjohtamisen kirjoitussarjaan. Osan kirjoittaja Mari Kuukkula työskentelee vanhempana asiantuntijana Tapaturva Oy:ssä. Mari on noin 15 vuoden aikana tehnyt turvallisuustyötä niin sisäisen asiantuntijan, työsuojeluhallinnon viranhaltijan kuin konsultinkin saappaissa esimerkiksi eri teollisuudenaloilla ja rakennustyössä.