Turvallisuusjohtamisen kirjoitussarja osa 7: Turvallisuustyön sisärakennusvaihe: Työturvalliset menettelytavat

Toimintojen ohjaus

• riskien arvioinnin perusteella => menettely-, toiminta- ja työohjeet ovat osa riskienhallintaa, tarkoituksena saada prosessi sujumaan niiden mukaan
• työntekijöiden osallistuminen ohjeistuksien laatimiseen sitouttaa eri tavalla kuin ”ylhäältä annetut ohjeet”
• vaarallisimmat työt ohjeistettava dokumentoidusti, mm. työlupamenettelyt ovat riskien arviointeja paikan päällä
• ohjeita tulee voida noudattaa käytännössä, ei sysätä vastuuta suunnittelemattomasta työstä työntekijöille

---

Kirjoitussarjan työturvallisuuden johtamisen ”rakennushankkeessa” on aiemmin selvitetty lakisääteiset vaatimukset ja niiden toteutumisen nykytilanne sekä riskejä arvioimalla löydetty tärkeimmät kehityskohteet. Näiden perusteella on löydetty suunta työturvallisuustyölle (johdon tahtotila) ja kirjattu tavoitteet. Turvallisuustyön vastuut on nimetty ja tarvittavat resurssit hankittu. Henkilöstön osallistuminen ja viestintä on suunniteltu. Nyt päästään sisärakennustöihin: Toimintatavat, joilla varmistetaan työturvallinen tekeminen, pitää suunnitella, ohjeistaa ja opastaa kaikille.

Vaaratekijöistä riskienhallintaan – toimintojen ohjeistamisen avulla

Riskien arviointi ja hallinta on yksi työturvallisuuden tärkeimmistä työkaluista, sillä se perustuu ennakointiin. Vaaratekijä pitää aina ensisijaisesti poistaa, jos mahdollista. Jäljelle jäävien vaaratekijöiden merkittävyyttä eli riskiä arvioimalla löydetään mahdollisesti pahimmat vaaratekijät. Näin resurssit voidaan kohdistaa niihin ja riskejä saadaan toivottavasti pienennettyä ajan myötä.

Riskien pienentäminen on pitkäjänteistä työtä. Vaikka uusiakin lisätoimenpiteitä suunnitellaan ja toteutetaan, myös nykyisiä riskienhallinnan toimenpiteitä tulee ylläpitää.

Nykyisiä riskienhallinnan toimenpiteitä voivat olla vaikkapa koneiden toimintakunnon varmistaminen, suojukset ja turvalaitteet sekä niiden kunnon säännöllinen tarkkailu. Menettelyohjeeseen, toimintaohjeeseen ja/tai työohjeeseen kirjoitetaan auki, miten kone ja sen tekniset suojaukset pysyvät jatkuvasti kunnossa. Suunnitellaan ennakoiva huolto, nopean vikakorjauksen järjestelyt sekä määräaikaisen tarkastuksen toteuttaminen.

Osaamiseen ja ammattitaidon ylläpitämiseen liittyvät riskienhallintatoimenpiteet suunnitellaan ja kirjataan. Millä pätevyydellä trukkia voi kuljettaa, entä millä osaamisella voi tehdä vaarallisen kemikaalin parissa töitä. Mitkä ovat erityisen vaarallisia töitä ja millainen osaaminen pitää tekijällä olla. Näitä asioita suunnitellaan – ja kirjataan ylös menettely- ja toimintaohjeisiin.

Menettely-, toiminta- ja työohjeet tehdään dokumentoituun muotoon erityisesti silloin, kun ilman ohjetta ei ehkä muisteta tai osata huomioida kaikkia tarpeellisia asioita – jotta työskentely voisi sujua työturvallisella tavalla.

Ohjeet kertovat, mitä organisaation eri tasoilla eri henkilöt tekevät; esimerkiksi miten hankinnassa huomioidaan koneiden turvallisuus, mitä kunnossapito tekee, mitä työvuorossa tehdään koneiden pitämiseksi toimintakuntoisena. Vastuumatriisi saa ohjeessa enemmän lihaa luitten ympärille.

Mitä vaarallisempi työ, sitä enemmän dokumentointia

Riskien arvioinnilla on saatu esiin työt, joissa suurimmat riskit esiintyvät. Tällaiset vaaralliset työtehtävät kannattaa kirjata tarkemmin menettely-, toiminta- ja työohjeisiin. Tämä siksi, että kun työtehtävää opastetaan työntekijälle, on helpompi muistaa käydä läpi kaikki tärkeät asiat. Työntekijän tulee ymmärtää työn vaarat sekä miten toimimalla (mitä riskienhallintatoimenpiteitä noudattamalla) hän pystyy työskentelemään turvallisesti.

Työlupamenettely on paljon käytetty tapa vaarallisen työn riskienhallintaan. Työlupa on eräänlainen kohde- ja työkohtainen riskien arviointi. Esimerkiksi tulityöluvassa käsitellään työkohde, tulipalovaaraa aiheuttavat työmenetelmät sekä ennakoivat toimet, joilla estetään esim. kipinöiden leviäminen työkohteesta palaviin rakenteisiin. Lisäksi suunnitellaan toimet siltä varalta, että tulipalo kuitenkin syttyisi, eli millainen tulityövartiointi ja sammutuskalusto on varattava paikalle.

Hyvä käytäntö on laatia vaarallisille töille opastusmateriaalia (menettely- ja työohjeen lisäksi), kuten ohjetekstiä, kuvia, videoita tms. Työnopastajalle materiaali toimii muistilistana. Se myös tasapuolistaa opastusta, kun kaikki opastettavat saavat samat tiedot. Usein vaarallisten töiden työnopastus myös dokumentoidaan eli tallennetaan opastusmateriaali sekä työntekijän kuittaus opastuksen saamisesta.

Kuka laatii ohjeet ja ovatko ne toimivia?

Useimmiten työpaikan menettely-, toiminta- ja työohjeistuksen laatimisen tehtävä lankeaa yhdelle tai useammalle toimihenkilölle. Parhaiten toimivia voivat olla sellaiset ohjeet, joissa työturvallisuus on ympätty ”työohjeen” lomaan, ei erillisinä ohjeistuksina.

Ohjeistuksen pitää olla selkeää, ymmärrettävää ja toteuttamiskelpoista. Hienoa on, jos ohjeistusta laadittaessa pystytään ottamaan työntekijöitä (joita asia koskee) mukaan toimintatapojen suunnitteluun. Mikä voisi olla toimiva ja samalla turvallinen tapa tehdä. Jos ohjeen laatimiseen on päässyt osallistumaan, siihen voi olla helpompi sitoutua kuin jos ohje on ”johtajan käsky”.

Joskus törmää tilanteeseen, että työtä ei voida kaikissa tapauksissa tehdä ohjeistuksen mukaisesti. Ohje ei siis toimi käytännössä tai ei ainakaan kaikissa arjen tilanteissa. Viimeistään siinä vaiheessa, jos tällaisia ristiriitaisuuksia havaitaan, pitää ottaa työntekijät mukaan suunnitteluun. Jos yleisohjeesta täytyy poiketa jossain tapauksessa, tämäkin poikkeus pitää kirjata ohjeeseen.

Huonosti suunniteltua työtä ei saa jättää vain työntekijän itse ratkaistavaksi ja sysätä vastuuta hänelle. ”Nojatikkaita ei saa käyttää työskentelyalustana” täytyy voida toteutua kaikissa tilanteissa.

Jos ohjetta ei voi noudattaa käytännössä, niin jompaakumpaa on muutettava – joko ohjetta tai työn toteutusta käytännössä.

Mitä jos kuitenkin kaikki menee pieleen?

Menettely-, toiminta- ja työohjeet tähtäävät siihen, että työ sujuu niiden mukaan, turvallisella tavalla.

Mutta entä jos jotain kuitenkin sattuu? Kannattaa varautua myös siihen ja ohjeistaa, miten tapaturman, vaaratilanteen tai muun kriisitilanteen yhteydessä toimitaan. Mistä ja keneltä saa apua. Miten jälkitoimet hoidetaan. Ohjeen tarkoitus on auttaa esimerkiksi esihenkilöä toimimaan hänelle itselleen uudessa tilanteessa. Vaikka toivotaankin, ettei ohjetta ikinä tarvita.

Tämä kirjoitus kuuluu turvallisuusjohtamisen kirjoitussarjaan. Osan kirjoittaja Mari Kuukkula työskentelee vanhempana asiantuntijana Tapaturva Oy:ssä. Mari on noin 15 vuoden aikana tehnyt turvallisuustyötä niin sisäisen asiantuntijan, työsuojeluhallinnon viranhaltijan kuin konsultinkin saappaissa esimerkiksi eri teollisuudenaloilla ja rakennustyössä.