Turvallisuusjohtamisen kirjoitussarja osa 8: Kiertotalouden ja luontokadon ehkäisemisen painoarvo järjestötyössä

Seuranta ja mittaaminen

• tapaturmat, vaaratilanteet ym. poikkeamat, turvallisuushavainnot; tutkinta, oppiminen, toimenpiteet – kytkentä riskien arviointiin (riskitason määritys ja uudet toimenpidetarpeet)
• psykososiaalisen kuormituksen seuranta lukuisista tietolähteistä ja riskien arviointi – oman toiminnan ominaispiirteet tunnettava tässäkin
• millä menettelyillä johto pysyy kärryillä siitä, missä mennään? datan kerääminen analysointia varten, sisäiset tarkastukset, auditoinnit, johdon katselmus jne.
• ennakoivat mittarit pääpainona, ei reagoivat; tässä esim. muutosten hallinnan menettelyt
• mitä halutaan edistää, sille mittarit (vrt. tapaturmataajuus) ja myöhemmin tavoitetasot – kunkin liiketoiminnon johtajan oma työkalu seurata

---

Kirjoitussarjan työturvallisuuden johtamisen ”rakennushanke” on edennyt loppusiivousvaiheeseen. Turvalliseksi suunniteltua työtä seurataan ja mitataan niin, että tiedetään sen jatkossakin pysyvän turvallisena – ja kehittyvän edelleen turvallisemmaksi.

Poikkeamatilanteista oppiminen – reagoimalla kehittäminen

Työturvallisuustilannetta voidaan seurata monella tavalla. Ei-toivottu poikkeamatilanne, kuten tapaturma, syttymä, kemikaalivuoto ympäristöön tai tällaisen vaaratilanne, on selvitettävä ja tutkittava niin, että siitä voitaisiin oppia. Miten toimimalla vastaava tilanne voitaisiin jatkossa välttää.

Useimmiten tutkinnan tuloksena sovitaan suoraan toimenpiteistä, jotka toteutetaan. Riskien arvioinnin tarkistaminen (onko ao. tapahtuma huomioitu) unohtuu helposti. Riskien arviointien avulla saatu kokonaiskuva – missä asioissa meillä on suurimmat riskit – hukkuu nopeiden toimenpiteiden alle. Suunnataanko silloin resurssit oikeisiin kohteisiin vai onko tarve vain saada nopeasti tehtyä jotain?

Poikkeamatutkinnan tulokset olisi hyvä käsitellä riskien arvioinnin kautta. Huomioida sattunut poikkeamatilanne vaaratekijöiden tunnistamisessa ja esimerkkitapauksena. Sen jälkeen pohtia, miten poikkeamatilanne vaikuttaa riskeihin kokonaisuutena. Vaikuttaako sattunut tapaus seurauksiin tai todennäköisyyden arviointiin. Tarvitaanko uusia lisätoimenpiteitä vai pidetäänkö kehittämisen kohdentaminen edelleen samana.

Tilanneseuranta lukuisista tietolähteistä

Esimerkiksi psykososiaalisten kuormitustekijöiden tunnistamiseen, riskien arviointiin ja tilanteen seurantaan voidaan tarvita lukuisia eri tietolähteitä. Selvittäminen voi alkaa oman toiminnan ominaispiirteiden tunnistamisella: missä työtehtävissä työskennellään asiakasrajapinnassa, mitä vaikuttaa työn projektiluonteisuus, sisältyykö työhön runsaasti matkustamista, läikkyykö työ vapaa-ajallekin.

Miten ihmiset sitten työtehtävissään pärjäävät? Tietoa saataneen esimerkiksi työterveyshuollon työpaikkaselvitystä varten tekemistä kyselyistä ja työpaikkaselvitysten terveydellisen merkityksen arvioinneista. Työilmapiirikyselyistä saadaan tietoa, mitkä tekijät työssä toimivat ja mitkä eivät. Kehityskeskusteluissa kerätään esihenkilön korvien väliin tietoa työn sujumisesta.

Näistä kaikista pitäisi jotenkin muodostaa kokonaiskuva siitä, mitkä ovat oman toiminnan tärkeimmät psykososiaaliset riskit ja millä ensisijaisesti työhön ja työyhteisöön (ei yksilöön) vaikuttavilla keinoilla riskejä hallitaan. Sen lisäksi tietenkin tarvitaan raakaa esihenkilötyötä, jotta jokaisen työntekijäyksilön työ olisi mahdollisimman terveellistä ja turvallista – tarvittaessa työtä mukauttaen.

Mitä asioita seuraamalla johto saa tietoonsa työturvallisuuden nykytilanteen?

Yhtä oikeaa seurantatapaa työturvallisuuden nykytilanteen tietämiseksi ei varmastikaan ole, mutta ohessa joitain ajatuksia.

Työturvallisuustilanteesta tulee kerätä monenlaista dataa. On ehkä tarpeen seurata historiaa eli sattuneita tapaturmia tai muita poikkeamatilanteita. Mutta niiden perusteella ei aina voida ennustaa tulevaa. Siksi on hyvä panostaa ennakoivaan seurantaan.

Riskien arviointien olemassaoloa, kattavuutta (löytyykö oikeasti kaikille työtehtäville) ja ajantasaisuutta on hyvä seurata. Löydetäänkö riskien arvioinnilla kehitystoimenpiteitä? Turvallisuushavaintojen määrän lisäksi olisi hyvä pohtia, nouseeko havainnoista joitain teemoja, joihin pitäisi keskittää toimenpiteitä. Työturvallisuusaiheiseen koulutukseen ja opastukseen (esim. turvavartit) käytetty aika antaa myös osviittaa siitä, miten työturvallisuuteen panostetaan ja pidetäänkö aihetta esillä.

Ennakoivia seurantatapoja ovat myös erilaiset sisäiset tarkastukset, auditoinnit ja johdon katselmukset. Tehdäänkö esimerkiksi viikoittain omatoiminen turvallisuustarkastus ja miten sen havainnot eli korjaavat toimenpiteet etenevät aikataulussa. Millaisia sisäisten katselmusten ja auditointien havaintoja on saatu ja etenevätkö niiden toimenpiteet.

Johdon katselmus on useimmiten vuosittain toistuva katselmus, jossa johdon käsiteltäväksi on valmisteltu tilannetiedot esim. näistä edellä luetelluista seurantatavoista sekä lainsäädännön vaatimustenmukaisuuden itsearvioinnista.

Seurantaa on siis hyvä tehdä useampiin lähteisiin nojautuen, silloin saadaan monipuolisempaa näkökulmaa tilanteesta.

Seurannassa painotus ennakointiin

Parasta olisi, jos työturvallisuuden nykytilannetta seurattaisiin enemmänkin ennakoivien toimenpiteiden näkökulmasta. Miten hyvin kehitystoimenpiteitä löytyy (esim. riskien arvioinneissa ja omatoimisissa tarkastuksissa) ja onko resursseja niiden toteuttamiseen, pystytäänkö ne toteuttamaan aikataulussaan.

Kehitystoimenpiteet olisi hyvä saada näkyviin samaan ”tietokantaan” riippumatta siitä, mikä on alkuperäisen havainnon lähde. Toimenpiteiden toteuttamisen kannalta ei ole niinkään merkitystä sillä, löytyikö kehitystarve poikkeamatilanteessa, riskien arvioinnin yhteydessä, turvallisuushavaintona vaiko auditoinnissa – kunhan toimenpide tehdään ja kehitystä tapahtuu. Jos kaikki kehitystoimenpiteet näkyvät samassa näkymässä, niitä on liiketoimintajohdon ja tuotantojohdon helpompi seurata.

Ennakoivien seurantatapojen painottaminen kannattaa. Esimerkiksi pelkkä tapaturmataajuuden mittaaminen on vähän kuin ohjaisi autoa tuulilasi peitettynä ja katsoisi pelkästään peräpeileihin. Jos tie on suora, voi pelkästään peileihin katsomalla hyvinkin pysyä tiellä. Mutta jos ei yhtään ennakoi ja katso tuulilasista, voi mutka yllättää.

Yksi ennakoinnin tapa vielä mainittakoon: muutostenhallinnan menettelyt. Erityisesti kemikaaliturvallisuuslainsäädännön vaatimana on moniin yrityksiin otettu käyttöön muutostenhallinnan menettelyt. Raa’asti yksinkertaistaen kyseessä on muistilistatyökalu ja etukäteen tehtävä riskien arviointi. Kun suunnitellaan muutosta työhön, työ- tai tuotantomenetelmiin tms., niin käydään läpi muistilista huomioitavista asioista. Mihin kaikkeen muutos voi vaikuttaa ja voiko siitä aiheutua joitain riskejä, joita pitäisi arvioida etukäteen. Joudutaanko esimerkiksi hakemaan joitain uusia viranomaislupia, tai pitääkö osaamista ja pätevyyttä täydentää. Entä mihin kaikkiin dokumentteihin muutos tulee vaikuttamaan, mitä pitäisi muistaa päivittää. Suunnittelupöydällä on vielä helpompi tehdä muutoksia kuin vasta sitten, kun uusi konelinja on jo hankittu, uusi tuotantolaitoksen osa rakennettu tai uusi liiketoimintayksikkö perustettu.

Mitä mittaat, sitä saat – mistä palkitset, sitä saat lisää

Usein resurssipainotukset tuppaavat menemään sinne, mistä ollaan kiinnostuneita. Jos seurataan ja mitataan tapaturman jälkeisen toiminnan nopeutta, saadaan nopeutta. Jos halutaan turvallisuushavaintojen määrää, saadaan määrää – muttei välttämättä laatua tai järkeviä kehitystoimenpiteitä. Paljon liikettä tapahtuu, mutta soudetaan ehkä väärään suuntaan.

Siksi mittarien ja seurattavien asioiden valinnalle kannattaa suoda ajatus ja toinenkin. Mitä me haluamme saavuttaa ja mitä edistää, niitä asioita meidän pitää pyrkiä mittaamaan. Näille mittareille on myöhemmin hyvä asettaa tavoitetasoja, jotka ohjaavat toimintaa.

Merkitystä on myös sillä, ”kenen” omistama mittari on. Työturvallisuuden mittarit ovat ehkä tehokkaimmillaan silloin, kun ne ovat liiketoiminnon johtajalle nimettyjä. Johtaja seuraa oman toimintonsa mittareita ja vertaa niitä naapuriliiketoimintoon. Mittarit voivat olla sidottuja esim. henkilöstömäärään tai tehtyihin työtunteihin eli ne suhteutetaan liiketoiminnon kokoon. Silloin ehkä toimintakin alkaa muotoutua siihen suuntaan, mitä halutaan. Eivätkä liiketoimintayksikön mittarit (raha, laatu, ympäristö, työturvallisuus…) tietenkään voi olla keskenään ristiriitaisia. Siinäpä johdolle pähkinä purtavaksi!

Työturvallisuusjohtamisen rakennushanke on valmis luovutettavaksi

Tässä kirjoitussarjassa on kuvaannollisesti ”rakennettu” työturvallisuusjohtamista niin kuin uudisrakennushanketta. On selvitetty lakisääteiset vaatimukset ja niiden toteutumisen nykytilanne sekä riskejä arvioimalla löydetty tärkeimmät kehityskohteet. Näiden perusteella on löydetty suunta työturvallisuustyölle (johdon tahtotila) ja kirjattu tavoitteet. Turvallisuustyön vastuut on nimetty ja tarvittavat resurssit hankittu. Henkilöstön osallistuminen ja viestintä on suunniteltu. Sitten on suunniteltu toimintatavat, joilla varmistetaan työturvallinen tekeminen sekä ohjeistettu ne (dokumentoidusti) ja opastettu kaikille. Lopulta on sovittu seurantatavat ja mittarit, joilla työturvallisuuden nykytilanteesta pysytään perillä jatkossakin – jotta tilannetta voitaisiin ennakoida ja säätää tarpeen mukaan.

Tämä teksti on tällä erää viimeinen osa Mari Kuukkulan laatimaa kirjoitussarjaa työturvallisuusjohtamisesta. Muistutetaan vielä, että työturvallisuuden jatkuvan parantamisen ajatus on kirjattu työturvallisuuslain 8 pykälään – kehittäminen jatkuu siis niin kauan kuin työtä organisaatiossa tehdään! Työturvallista ja -terveellistä jatkoa kaikille työpaikoille ja tsemppiä jatkuvaan kehittämiseen!